PERSIAPAN STUDI MASTER DI BELANDA: Legalisir Akte (+ MVV di Embassy)

Administrasi dan dokumen perlu di highlight bagi temen – temen yang akan berangkat studi ke luar negeri selain mempersiapkan mental dan lainnya. Karena mau tidak mau, suka tidak suka, temen – temen akan berhadapan dengan proses administrasi baik di Indonesia maupun di negara tujuan studi.

Kali ini saya ingin berbagi cerita mengenai proses legalisir akta kelahiran yang persyaratannya harus di legalisir hingga kedutaan besar Belanda (kebayang kan lama banget prosesnya). Tapi tenang, semua proses insyaAllah lancar kalau kita cermat dan teliti. Jadi case saya adalah:

Legalisir sendiri tanpa bantuan calo/pihak ketiga
Proses dilakukan di Jogja dan Jakarta
Negara tujuan studi saya adalah Belanda, khususnya Groningen
Saya dalam keadaan single, artinya tidak membawa family (karena prosesnya beda bagi yg bawa family)

Kenapa kita perlu legalisir akta lahir?

Karena durasi studi saya di Belanda adalah dua tahun, maka saya perlu izin tinggal/resindence permit di kota Groningen. Residence permit/MVV di urus oleh universitas secara kolektif dan sesampainya saya di Groningen saya nantinya harus melapor kepada Gementee karena mereka memiliki database. Disinilah dokumen – dokumen saya akan diperiksa authenticity / originalitasnya, umumnya akta lahir/ birth certificate dan marriage certificate. Namun, bisa jadi dokumen lain diminta, seperti certificate or proof of death, certificate or proof of divorce and etc. Untuk info dokumen apa saja yang kemungkinan diminta bisa refer ke Website IND

Mulai darimana prosesnya?

Sumber: Kemlu.go.id

Alur proses diatas setidaknya bisa merangkum seluruh proses. Lebih singkatnya lagi adalah Akta Kelahiran dwibahasa/translated > legalisir di kemenkumham > legalisir di kemenlu > legalisir di kedubes > Done.

STEP 1: Siapkan akte lahir

Venue: Disdukcapil Kota Yogyakarta di Balai kota Yogyakarta 

Lama proses: 7 hari kerja

Fee: FREE

Buat temen – temen yang anak 90 an dengan akte lahir warna kuning dan diketik pakai mesin tik, tenang tidak perlu repot-repot untuk translate akta. Karena kita bisa menukarkan akta lama kita dengan akta baru dwibahasa atau disebut Kutipan Kedua. Ini juga berlaku jika temen2 kehilangan akta dll. Bagaimana untuk mendapatkan salinan kedua?

Datang ke Disdukcapil Kota Yogyakarta (tepatnya, kota kelahiran temen2) 

Bawa Akte lahir asli, fotocopy KK, fotocopy KTP, materai 6000

Mengambil nomor antrian dan menunggu di panggil (loket ada disebelah kiri antara loket 10/11) 

Mengisi form yang disediakan

Akte lahir asli akan diminta oleh petugas dan akte lahir dwibahasa bisa diambil dalam 7 hari kerja. Pengambilan menggunakan bukti pengambilan. Jika temen2 berhalangan hadir, pengambilan akte lahir bisa diwakilkan tanpa surat kuasa asalkan membawa bukti pengambilan. Wait, belum selesai. Setelah mendapatkan akte lahir dwibahasa yang asli, maka akte tersebut di fotocopy sejumlah yang dibutuhkan (fotocopy ada di dekat masjid). Fotocopy akte dimintakan legalisir ke loket 11 dan langsung jadi.

PERLUKAH KITA MEMINTA SPESIMEN TANDA TANGAN?

Spesimen tanda tangan bertujuan untuk menyatakan bahwa akte lahir dikeluarkan oleh instansi yang legal dan pejabat yang bertanda tangan telah terdaftar. Dalam hal ini, karena akte lahir dikeluarkan oleh disdukcapil kota Yogya, which is instansi resmi, maka tidak perlu meminta spesimen tanda tangan.

BAGAIMANA JIKA AKTE SUDAH TERLANJUR DI TRANSLATE?

Jika demikian, tidak perlu meminta dwibahasa dan yang di legalisir adalah hasil translasinya.

P.S: Legalisir akte selanjutnya menggunakan Akte Lahir asli.

STEP 2 Legalisir ke KEMENHUMKAM

Venue: Online via Website dan Gedung Cik’s (08.00 – 15.00 WIB)

Proses: 2 -3 hari kerja

Fee: Rp 25.000,-/dokumen yg dilegalisir 

Selanjutnya, legalisir ke kemenhumkam ini bisa dilakukan secara online via legalisasi.ahu.go.id. Disitu sudah tersedia buku panduannya dengan instruksi yang jelas dan mudah dipahami bisa juga klik panduan ini. Sebelumnya temen2 perlu registrasi dahulu lalu melanjutkan pengajuan permohonan.

Jika ada pertanyaan terkait jumlah legalisir itu maksudnya adalah jumlah dokumen yang dilegalisir bukan berapa copy yang dilegalisir, misal hanya akte lahir maka jumlahnya 1. Pembayaran bisa dilakukan di teller BNI manapun, namanya pembayaran PNBP, even di kantor BNI cabang yang buka di mall waktu weekend. Tapi pembayaran yang cepat bisa di Gedung Cik’s langsung di loket 5 kalau pas berada di gedung cik’s

Kalau proses sudah selesai, sticker bisa diambil langsung di Gedung Cik’s dengan membawa: Bukti transaksi, Akte Asli, Bukti Pembayaran dari Bank. Voila! Sticker legalisir akan ditempel di bagian belakang akte lahir.

P.S. Dateng kesini jangan lupa bawa KTP untuk nomor antrian dan kalau bisa pagi jam 08.00 karena masih sepi. Tenang, ada layanan fotocopy gratis di basement.

STEP 3 Legalisir ke KEMENLU

Venue: Online via aplikasi dan Kementerian Luar Negeri RI (08.30 – 16.30 WIB)

Proses: 2 hari kerja

Fee: Rp 25.000,-/dokumen yang dilegalisir

ALERT! sangat dianjurkan untuk download aplikasi legalisasi yang baru saja di launching oleh Kemenlu di Play Store. Tapi sayangnya, aplikasi ini hanya berbasis Android, bagaimana dg pengguna iOS? Sementara masih harus gigit jari dan pinjam hp teman terdekat. Kebetulan saya pengguna iOS dan tidak menemukan aplikasi tsb di App Store. Saya langsung mengunjungi Kemenlu yang beralamat disini.

Jam buka bagian pelayanan Legalisasi di Kemenlu

Sesampainya disana, saya ambil nomor antrian dan menuju loket 5. Karena pake iOS dan nggak ada temen yang bisa dipinjam hpnya, saya dibantu oleh petugas dari proses registrasi hingga pembayaran menggunakan hp android kantor yang tersedia. Sedikit tips: dari step ke step memerlukan waktu untuk konfirmasi dan kita disuruh untuk menunggu tanpa kepastian, jadi petugas yg di loket 5 perlu nih untuk di follow up terus dengan alasan yg kuat. Misal, waktu itu alasan saya, saya harus mulai kerja dan itu sudah menunjukkan jam 10. Saya pun menawarkan apakah bisa saya menghubungi petugas lewat WA dan kembali lagi sore hari. Hehehe mungkin karena sounds complicated and annoying perhaps, petugas langsung kedalam dan keluar dengan instruksi untuk melakukan pembayaran. Normally step ini membutuhkan 1 hari melalui aplikasi.

Pembayaran dilakukan di bank Mandiri bisa debit/cash. Jika cash, bank Mandiri terletak di dalam lobby 1. Siapkan KTP untuk mendapatkan akses.

Slip pembayaran diserahkan ke petugas loket 5 dan saatnya menunggu selama 2 hari. Sebelum mengambil sticker legalisasi, siapkan MAP warna KUNING, bawa akte lahir asli (yang sudah ada sticker legalisir dari kemenkumham). Sesampainya disana, serahkan map yang berisi akte lahir asli, menunggu dipanggil, dan voila… sticker sudah terpasang.

Saatnya Legalisir di Kedubes Belanda!

STEP 4 Legalisir ke Kedutaan Besar Kerajaan Belanda (+ mengurus MVV)

Venue: Royal Netherlands Embassy (google maps) – lewat pintu samping ya

Proses: Sekitar seminggu

Fee: Rp 430.000,- (ini tentative bisa berubah sewaktu2 mengikuti kurs, lebih aman bawa min Rp 500.000,-)

Jadi untuk proses legalisir Akte atau taking MVV, harus BY APPOINTMENT yang bisa dibuat di vfsvisaonline. Pilih tanggal dan waktu yang tersedia. Jika tiba-tiba ada libur nasional (my case: appointmentku tepat saat PILKADA tanggal 27 Juni 2018), Kedubes nggak libur kok. Jika mereka libur, tidak bisa membuat appointment di tanggal tersebut. Sesampainya dikedubes, HP dan tas ditaruh di loker yang tersedia. Tidak usah bawa koper atau tas besar karena lokernya cukup kecil. Tips: cukup bawa dompet dan dokumen dan bolpen ke dalam. Lalu akan diantar oleh security ke loket yang tersedia.

Dokumen yang perlu dibawa untuk legalisir Akte:

1. Akte yang sudah dilegalisir Kemenhumkam dan Kemenlu

Dokumen yang perlu dibawa untuk proses MVV: 1. Paspor
2. Fotocopy Paspor
3. Surat pengantar yang dikirim Univ (in Dutch)
4. Formulir MVV 5. Pas foto (ini cukup buat di kedubes aja dengan biaya Rp 50.000,- dapat 4 foto,sudah pasti sesuai guideline)

Ketika dipanggil, serahkan semua dokumen yang diminta dan loket. Nanti akan dipandu pula oleh petugas untuk scan sidik jari. Selanjutnya, tanda terima untuk legalisir akte dan proses MVV akan diberikan. Progress MVV bisa di track di website track.netherlandsworldwide.nl dengan memasukkan tracking number. Kalau sudah selesai bisa di pick up sendiri atau dikirim ke alamat asal (if you dont stay in Jakarta).

THAT’S ALL ❤
Sangat mudah kan urus dokumen sendiri tanpa calo. Berbekal sabar, telaten, dan senyum, insyaAllah semuanya lancar.

Veel Success allemaal! xx